ניהול נכון של תהליכי שכירות בקרב חברות מסחריות

לפחות פעם אחת במהלך פעילותה העסקית של חברה היא נדרשת לתת מענה לסוגיה בעלת משמעות אסטרטגית של שכירת שטחים מסחריים ותפעוליים הנחוצים לפעילותה העסקית. לסוגיה זו משמעות נכבדה במימוש חזונה, יעדיה ותיפקודה השוטף של החברה. מניסיון שצברנו במהלך פעילותנו כחברה המתמחה בליווי חברות ותהליכים של גיבוש חוזי שכירות, הגענו למסקנה שיש לנהל תהליך זה כפרויקט לכל דבר, תוך הקפדה על מספר תנאים וכללי התנהלות לשם מיצוי מוצלח של התהליך. זיהוי נכון של צרכי הארגון בהקשר זה, יחד עם תכנון המבוסס על רציונל עסקי מהווים ערובה להצלחת התהליך, ויוצרים את ההבדל בין גיבוש עסקת שכירות פונקציונלית המיטיבה לשרת את צרכי השוכר לבין עסקה שאינה יעילה  או כדאית.

1.  זיהוי וגיבוש הצרכים הפונקציונליים – טרם היציאה לשטח, על הארגון לגבש את צרכיו, קרי בחירת המיקום המיטבי לתפקודו, הגדרת היקף השטח הנדרש, זיהוי צרכים מיוחדים, הערכת תקציב ראשונית והערכת זמנים. חברות מוטות כוח אדם יזדקקו בד”כ לניתוח דמוגרפי של מגורי עובדיהם לשם בחינת המיקום המועדף. חברות טכנולוגיות לעיתים קרובות שואפות להתבסס בקרבת מוסדות אקדמיים או סמוך לאזורים עם אוכלוסייה בעלת זיקה טכנולוגית כמקור גיוס איכותי של עובדים. לעיתים גם לבחינה התדמיתית מבחינת המיקום, יש משמעות בקבלת ההחלטות. יש לתת דגש למספר החניות הנדרשות, שהינו מרכיב בעל משמעות כלכלית גבוהה ביותר במכלול עלויות השכירות. נושאי התחבורה, הנגישות ולעיתים הנראות מהווים לרוב סוגיות שחברות נוטות לשקלל. ישנן חברות בעלות תחומי עיסוק מסוימים, אשר כדאי להן לשקול התמקמות בפריפריה תוך הנאה מהנחות מס ומענקים הניתנים על ידי המדינה. יש להסתכל בראייה ארוכת טווח ולקחת בחשבון גם צרכים עתידיים, גידול, פיתוח ועוד. על סמך מכלול הצרכים הללו, יש לשקול כבר בשלב זה, האם כדאי לשכור נכס ברמת “מעטפת” (כלומר מעטפת המבנה מושלמת, מערכות ותשתיות מתפקדות עד לפתח השטחים המושכרים ואזורים ציבוריים שמתפקדים). במקרה זה השטח יתוכנן ויותאם על פי צרכי הארגון Tailor Made”)”); או לחלופין, האם ראוי לנסות ולשכור נכס ברמת גימור (As Made””) ולבדוק את התאמתו לצרכי החברה. קיימים חסרונות ויתרונות לכל אחת משתי החלופות, התלויים כאמור בצרכי הארגון ומגבלותיו.

2. מיפוי מלא וראשוני של כלל האלטרנטיבות - בהתבסס על הצרכים אשר זוהו וגובשו בשלב קודם. יש לזהות את מצאי השוק והחלופות אשר יכולות לבוא בחשבון. כבר בשלב זה חשוב לקבל נתונים כמותיים והצעות מחיר ראשוניות של דמי שכירות, דמי ניהול, הסדרי ועלויות החנייה, דמי ארנונה, זמינות, היקף השטח וזיהוי הבעלים של הנכס או הפרויקט. בשלב זה יש לצאת אל השטח על מנת להתרשם מהחלופות, מיקומן, נגישותן, שירותים בקרבת מקום ועוד. לשם קבלת אינדיקציה והערכה ראשונית, יש לבצע השוואה של החלופות ולשקול אותן באופן מאוזן, תוך הפעלת תהליך קבלת החלטות פנים ארגוני בנושא זה.

3. התמקדות בשתיים-שלוש חלופות – על מנת להתקדם בתהליך יש לצמצם את הרשימה ולהתרכז בחלופות אשר מבטאות באופן מיטבי את מגוון הצרכים של החברה. לשם השגת מטרה זו, יש לבצע מספר הערכות ובדיקות של שתי חלופות רלוונטיות לפחות. מבחינת כמותית וכלכלית, יש לבצע הערכה וניתוח עלויות מדוקדק הכולל השוואה תזרימית המשקללת את כלל סעיפי הוצאות השכירות והפרויקט הצפויים. יש לבחון אספקטים כלכליים כגון סיוע מימוני מבעל הנכס, היקף, תקופה וגובה ההחזר לכיסוי הוצאות המימון. בפני השוכר בדרך כלל תעמודנה שתי חלופות. האחת הינה מימון עצמי של ההתאמות הנדרשות (חלוקת השטח, ריהוט, תשתיות פנים, תאורה, עיצוב וכדומה). השניה הינה מימון ההתאמות באופן מלא או חלקי על ידי בעל הנכס. במקרה של מימון בעל הנכס, השוכר יידרש לפרוע את ההשקעה לאורך תקופת החוזה, לרוב בין שבע לעשר שנים דרך תשלומי דמי השכירות. עלות הפירעון הרווחת כיום בשוק והעיקרון לחישוב דמי השכירות מתבססים על  1-1.2 ₪ למ”ר עבור כל השקעה של 100 ₪ (משתנה בין יזם ליזם) כתוספת לתשלומי דמי השכירות הבסיסיים.

 במקביל לבדיקות הכדאיות, יש לבצע בדיקות והערכה איכותיות של  החלופות. לשם כך מומלץ  למנות אדריכל על מנת לגבש פרוגרמה ראשונית וניתוח של חלופות (“Test Fit”) שעל פיה ייבחנו באופן השוואתי החלופות הנבחרות מבחינה פונקציונלית של ניצולת שטח, התאמה לצרכים של החברה מבחינת אופי הפעילות. בנוסף, הפרוגרמה תהווה בסיס ממנו ניתן יהיה להתקדם לתכנון מפורט וסופי של הנכס הנבחר. סוגיית ניצולת השטח, מה שמוגדר כ”יחס ברוטו נטו”, הנו מרכיב חשוב אשר מגדיר את היחסיות שבין השטח השימושי על ידי המשכיר כחלק מהיחידה המושכרת (Useable space”), לבין השטח אשר בגינו השוכר משלם את דמי השכירות  (“Rentable space”). בכל בניין משרדים, קיימת הפרדה בין השטח הנמצא בשימושו הבלעדי של השוכר, לבין השטח שהנו בשימוש ציבורי על ידי כלל דיירי הבניין. התמהיל לגבי שיטת החישוב של השטח השימושי לשטח המושכר נקבע על ידי המשכיר ועלול להיות שונה בין בניין לבניין. בנוסף, קיימים מספר גורמים פיזיים תכנוניים המשפיעים על יעילותו של הבניין ויחס ה”ברוטו נטו” (כגון: שטח הקומה, גודל המבנה, שיעור העמסת השטחים הציבוריים על דיירי הבניין, יעילות תכנונית ועוד(. יש להעריך גם אספקטים איכותיים נוספים אשר החברה שמה לה כמטרה’ כגון, מיקום הנכס, שירותים סביבתיים, קירבה לתחבורה ציבורית, נראות, תדמית ולשקללם באופן השוואתי. התחשבות במגוון האלמנטים הן הכלכליים והן האיכותיים, בתמהיל כזה או אחר, על פי החלטת וצרכי החברה, יבטיחו קבלת החלטות איכותית בהקשר של בחירת החלופה המועדפת.

 4. ברירת החלופה המיטבית וסגירה משפטית - בשלב זה הארגון צבר ידע מספק ואיכותי לשם קבלת החלטות וברירה רציונלית של האלטרנטיבה הנבחרת. מרגע קבלת ההחלטה, יש להתקדם בתהליך המשפטי אשר יעגן את ההסכמות והיחסים בין הצדדים לכדי הסכם מחייב. יש לוודא שהחוזה ישקף נאמנה את מגוון ההשלכות והמשמעויות הנובעות מהתקשרות זו. יש לקחת בחשבון השלכות לטווח ארוך על מנת לשקף את מגוון צרכיה של החברה ככל שניתן. עם חתימת ההסכם תם הפרק המקדמי של התהליך, אך עדיין יעמדו בפני החברה אתגרים בעלי מורכבות כשלעצמם, הקשורים לתכנון וביצוע של הפרויקט ולבסוף גם האכלוס עצמו.

נכתב ע”י מאן נכסים יועצי נדל”ן בע”מ 

עיצוב האתר ע"י קבוצת "הארץ"